Grundüberlegung
Ein immer größerer Teil der Kommunikation zwischen Unternehmen findet heute per E-Mail statt. Statistiken haben ergeben, dass 95% des Wissens, über das ein Unternehmen verfügt, in E-Mails enthalten ist. Angebote, Verhandlungen, Rechnungen und andere steuerlich und vertraglich relevante Dokumente werden oft per E-Mail ausgetauscht. Auch viele Vertragsabschlüsse finden heute per E-Mail statt.
Doch die Aufbewahrung dieser wertvollen Daten obliegt heute meist dem Anwender und das oft ohne jede ordentliche Einweisung oder gar Schulung im Umgang mit dem E-Mail-System.
Somit setzen Unternehmen die Unversehrtheit, Verfügbarkeit und Integrität dieses enorm wichtigen Datenbestandes ständig aufs Spiel.
Gesetzliche Grundlagen
Neben den unternehmerischen Grundlagen, die für eine gewissenhafte und zuverlässige Aufbewahrung von E-Mails spricht, gibt es auch viele gesetzliche Anforderungen an Unternehmen.
Dazu gehört das Unternehmergesetzbuch (§190), die Bundesabgabenordnung (§131 folgende), das Umsatzsteuergesetz (§11).
Eine wesentliche Klarstellung erfährt die Gesetzeslage mit der 516. Verordnung des Bundesministeriums für Finanzen, die am 28.12.2012 veröffentlicht wurde. Hierin wird explizit die „Anforderungen an eine auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung“ definiert.
Daraus ergibt sich die Pflicht, Dokumente – also auch E-Mails – im Original und unveränderlich für verschiedene Zeiträume aufzubewahren.
Davon betroffen sind nahezu alle E-Mails, die geschäftlich relevanten Inhalt haben. Zudem ist es extrem schwierig, die zu archivierenden E-Mails von den nicht zu archivierenden automatisiert zu unterscheiden.
Auf Grund dessen findet häufig eine komplette Archivierung des E-Mail-Datenstroms statt. Dabei zu berücksichtigen sind Einschränkungen, die das DSG den Unternehmern auferlegt.

 

Aufbewahrungsdauer von E-Mails
Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach unternehmerischen und gesetzlichen Vorgaben und unterscheidet sich je nach Art der Kommunikation:
 Handelsbriefe müssen für 3 bzw. 7 Jahre aufbewahrt werden.  Geschäftsbücher und Steuerbelege müssen 7 Jahre aufbewahrt werden.  Bei laufenden Gerichtsverfahren können sich Fristen entsprechend verlängern solange Verfahren anhängig sind.  Sonderregelungen für weitere Rechtsbereiche wie Immobilien, Medizin usw. sind vorhanden.
In der Praxis wird oft der maximale Zeitraum gewählt, der im Unternehmen ermittelt wurde. Aus diesem Grund werden häufig der Einfachheit halber alle E-Mails für 7 Jahre archiviert.